Farmacia Colony

Reinducción: Política de tratamiento de datos personales

Módulo de formación para asesores de call center · Leer, entender y aprobar

Módulo 1 de 6 0%
1
¿Qué es y por qué importa?
Base legal

Ley 1581 de 2012

Es la ley colombiana que protege el derecho fundamental al habeas data: el derecho de toda persona a conocer, actualizar y rectificar la información que se tenga sobre ella en bases de datos.

¿Por qué lo aplica Farmacia Colony?

  • Manejamos datos sensibles: fórmulas médicas, diagnósticos y datos de menores.
  • Tenemos bases de datos de clientes, proveedores y empleados.
  • El incumplimiento genera sanciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Tu responsabilidad como asesor

Cada vez que interactúas con un cliente por teléfono o WhatsApp, estás recolectando datos personales. Debes asegurarte de que el cliente ha dado su autorización antes de registrar cualquier información.

Responsable del tratamiento

Farmacia Colony S.A.S.
NIT: 809.000.165-1
Carrera 1 N° 14-02, Ibagué – Tolima

secretaria@farmaciacolony.com
2
Conceptos clave (en lenguaje simple)

Estos son los 6 términos que más usarás. Haz clic en cada uno para ver la definición.

Dato personal
Cualquier información que identifica o puede identificar a una persona: nombre, cédula, teléfono, dirección, correo.
Dato sensible
Datos que afectan la intimidad: historial médico, fórmulas, diagnósticos, datos de menores. Requieren mayor protección.
Titular
La persona natural dueña de los datos. En nuestro caso: el cliente, el empleado o el proveedor.
Autorización
Permiso previo, libre y expreso que da el titular para que tratemos sus datos. Sin autorización, no podemos actuar.
Tratamiento
Cualquier operación con los datos: recolectar, almacenar, usar, compartir o eliminar.
Habeas data
Derecho fundamental de toda persona a controlar su información personal en bases de datos.
Dato especial

Datos sensibles que manejamos

  • Fórmulas médicas y diagnósticos de clientes.
  • Datos de menores de edad (autorización la dan los padres o tutores).
  • Datos biométricos capturados por cámaras de seguridad.

Estos datos se guardan solo en formato digital, no se comparten con terceros (excepto policía/fiscalía si hay investigación de delitos).

3
Cómo obtener la autorización del cliente
Regla de oro

Nunca registres ni uses los datos de un cliente sin su autorización previa. Es la primera cosa que debes hacer al primer contacto.

¿Cuándo y cómo se obtiene?

  • En tienda (presencial): Formato físico "Anexo N°1 – Autorización para tratamiento de datos".
  • En la página web o app: Antes de crear el usuario, el cliente acepta la política.
  • Por WhatsApp (primer contacto): Debes informar al cliente sobre el tratamiento y obtener su autorización durante esa primera interacción.
  • Por teléfono (primer contacto): Igual que en WhatsApp — informar y obtener autorización verbal, dejando evidencia.

¿Qué debe saber el cliente al dar su autorización?

  1. Quién recopila su información (Farmacia Colony)
  2. Qué datos se recopilan
  3. Para qué se van a usar
  4. Cuáles son sus derechos
  5. Cómo puede ejercer esos derechos

¿Para qué usamos los datos de los clientes?

  • Entregar los medicamentos solicitados.
  • Enviar información comercial, promociones y recordatorios de medicamentos.
  • Agendar y hacer seguimiento de pedidos a domicilio.
  • Campañas con laboratorios farmacéuticos (datos estadísticos).
4
Derechos del titular (cliente)

El cliente tiene 6 derechos que debes conocer y respetar siempre:

01
Conocer, actualizar y rectificar
Puede solicitar ver y corregir sus datos en cualquier momento.
02
Prueba de autorización
Puede pedir que le mostremos el registro de su autorización.
03
Ser informado
Puede preguntar cómo hemos usado sus datos y recibir respuesta.
04
Quejarse ante la SIC
Si no resolvemos su reclamo, puede acudir a la Superintendencia.
05
Revocar autorización
Puede retirar su consentimiento y pedir que eliminemos sus datos.
06
Acceso gratuito
Puede consultar sus datos sin ningún costo.

¿Cómo ejerce estos derechos?

A través del correo: secretaria@farmaciacolony.com
Lo atiende el administrador del establecimiento.

5
Tiempos de respuesta y procedimientos

Cuando un cliente hace una solicitud, estos son los plazos legales que debemos cumplir:

10
días hábiles
Consultas de datos
El cliente pregunta qué información tenemos sobre él. Si no podemos responder en 10 días, debemos informarle antes de que venzan y darle nueva fecha (máx. 5 días adicionales).
2
días hábiles
Marcar "reclamo en trámite"
Cuando recibimos un reclamo completo, debemos marcarlo así en la base de datos dentro de 2 días hábiles.
15
días hábiles
Reclamos (corrección, actualización, supresión)
Si el cliente pide corregir o eliminar sus datos, tenemos 15 días hábiles. Si no podemos, avisarle antes del vencimiento (máx. 8 días adicionales).
5
días hábiles
Reclamo incompleto
Si el reclamo no tiene toda la información, tenemos 5 días para pedirle al cliente que la complete. Si en 2 meses no responde, se entiende que desistió.
Información mínima para un reclamo
  • Nombre completo del titular
  • Número de documento de identidad
  • Descripción clara del problema o solicitud
  • Dirección o medio de notificación
  • Documentos de soporte (si aplica)
6
Quiz de verificación

Responde las preguntas para validar tu conocimiento. Necesitas mínimo 4/5 para aprobar.

1. Un cliente te llama por primera vez para hacer un pedido. ¿Cuándo debes obtener su autorización para el tratamiento de datos?
2. Un cliente pide saber qué información tenemos de él. ¿Cuántos días hábiles tenemos para responder?
3. ¿Cuál de estos es un dato sensible que maneja Farmacia Colony?
4. Un cliente quiere revocar su autorización de tratamiento de datos. ¿Qué debe hacer?
5. Recibes un reclamo, pero está incompleto. ¿Cuántos días tienes para pedirle al cliente que complete la información?